Cuándo conviene una hoja de cálculo
Los certificados de una promoción, de un ciclo de talleres o de una cohorte de una academia en línea parten de una lista que ya existe: una exportación de matrículas, un registro de calificaciones, una hoja de asistencia. Reescribir esa lista en un formulario introduce justamente los errores que un certificado no admite, porque un nombre impreso es definitivo. Importar la lista mantiene idénticos el origen y el certificado.
Emitcert acepta una promoción como un archivo guardado en formato CSV, de hasta mil filas por archivo. Una cohorte mayor se divide en dos archivos; el límite existe para que cada archivo siga siendo algo que una persona pueda revisar.
Preparación del archivo
Se parte del archivo de ejemplo que ofrece la página de importación, uno por idioma, conservando su fila de encabezados. Los encabezados pueden escribirse en español o en inglés. Solo dos columnas son obligatorias; toda celda que se deja vacía toma el valor predeterminado del diseño.
- nombre (obligatoria): el destinatario tal como debe imprimirse en el certificado.
- curso (obligatoria): el curso, el programa o el título.
- correo: donde se envía el enlace del destinatario, si se marca la opción de notificar.
- referencia: la clave propia de la institución para la persona, como un número de matrícula. Permite buscar el certificado más adelante.
- calificacion, horas, modalidad, inicio, fin, habilidades: datos opcionales. Las fechas se escriben AAAA-MM-DD, las horas como número entero y las habilidades separadas por una barra vertical.
- distincion: el nombre de una de las menciones que la institución ha definido, o vacío. Nuestra guía sobre las menciones latinas explica qué significa cada distinción tradicional.
- numero_de_serie: si se omite, se genera una. Un número de serie aportado por la institución debe ser propio y único; véase cómo numerar certificados.
Cómo guardar el archivo
El archivo debe ser texto guardado en UTF-8, que en la mayoría de los programas de hojas de cálculo corresponde a la opción llamada "CSV UTF-8". Los nombres con tildes, con eñe o con una escritura no latina solo sobreviven en esa codificación. Las columnas pueden separarse por coma o por punto y coma, de modo que la configuración regional del programa no importa, y se admite una marca de orden de bytes al inicio.
El formato CSV está definido en la RFC 4180: un campo que contiene una coma, unas comillas dobles o un salto de línea se encierra entre comillas dobles, y unas comillas dobles dentro de un campo se escriben duplicadas. Un curso llamado "Piano, Nivel 1" necesita por tanto sus comillas, que el programa de hojas de cálculo añade solo al exportar.
Qué se comprueba antes de emitir
Primero se lee el archivo completo y se comprueba cada fila: las celdas obligatorias, las longitudes, las direcciones de correo, las fechas y cada distinción frente a las menciones que la institución ha definido. Solo cuando todas las filas son válidas se emite algo. Un archivo con un problema produce una lista de los problemas por línea y columna, y ningún certificado, nunca media promoción.
Ese comportamiento es deliberado. Una promoción emitida a medias obliga a la secretaría a averiguar qué egresados ya tienen certificado, y una segunda carga emitiría dos veces las primeras filas. Una lista de problemas que se corrigen en la hoja de cálculo y se vuelve a cargar es un camino más corto.
Después de la carga
Cada destinatario con dirección recibe un correo en el idioma del diseño, con el enlace a su certificado y a su página de verificación. Las filas sin dirección se emiten igualmente, y la confirmación las enumera con su enlace para que la institución las entregue por otros medios. Los certificados emitidos aparecen luego en el listado, que admite búsqueda por nombre, serie, referencia o código, y el listado filtrado puede descargarse como CSV.
Lista de comprobación de la víspera
- Exportar la lista desde el sistema de origen, no desde una copia que alguien haya editado.
- Leer en voz alta la columna de nombres frente al registro; es el último momento económico para detectar una errata.
- Comparar la columna de distinciones con la lista de menciones de la institución, letra por letra.
- Guardar como CSV UTF-8 y cargar con el diseño elegido.
- Si la confirmación enumera filas sin dirección, organizar su entrega antes de dar la tarea por cerrada.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos certificados puede emitir un archivo?
Hasta mil. Una cohorte mayor se divide en dos archivos, lo que además mantiene revisable cada archivo.
¿Qué ocurre si una fila del archivo es errónea?
No se emite nada. La importación devuelve una lista de los problemas por línea y columna; una vez corregido y cargado de nuevo el archivo, toda la promoción se emite junta.
¿Importa la configuración regional del programa de hojas de cálculo?
No. Se leen tanto las columnas separadas por coma como por punto y coma, con o sin marca de orden de bytes, siempre que el archivo esté guardado en UTF-8.
Fuentes
Los datos de esta página se basan en los documentos que se indican a continuación. Las normas y los servicios cambian: consulte la versión vigente antes de apoyarse en ellos.