¿Cuánto tiempo debe conservar una institución los registros de sus certificados?

Dos tipos de registro, dos plazos de conservación

Una institución conserva dos tipos de registro sobre cada certificado que otorga:

• El registro del otorgamiento: qué certificado se otorgó, a quién, por qué, en qué fecha, con qué calificación, y si después se corrigió o se retiró. Es el objeto de toda consulta de verificación, y las personas tituladas dependen de él durante toda su vida laboral.
• La documentación de apoyo: solicitudes, hojas de asistencia, exámenes, correspondencia. Explica cómo se decidió el otorgamiento y, por lo general, solo se necesita durante un tiempo limitado, para recursos y auditorías.

Los calendarios de conservación tratan ambos de forma distinta, y la política de la institución debería hacer lo mismo.

Recomendación de los registradores: conservar el expediente de forma permanente

En Estados Unidos, la asociación de registradores académicos AACRAO publica una guía sobre la conservación y eliminación de registros estudiantiles. Los calendarios institucionales basados en ella, como los que publican la Universidad D'Youville y la Universidad Duke, establecen que el expediente académico y el certificado de notas se conservan de forma permanente, junto con las listas de graduación y las actas originales de calificaciones. Los mismos calendarios fijan plazos más cortos para buena parte de la documentación de apoyo.

El RGPD: no más tiempo del necesario

En la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo, el Reglamento General de Protección de Datos exige que los datos personales se mantengan de forma que se permita identificar a las personas durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento: es el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e). Se permite conservarlos durante más tiempo con fines de archivo en interés público, de investigación científica o histórica o estadísticos, con las garantías del artículo 89.1.

Para una institución, ello implica declarar la finalidad de cada registro. Poder confirmar, mientras la persona lo necesite, que se otorgó un certificado es una finalidad clara para el registro del otorgamiento. Es un fundamento mucho más débil para conservar cada examen. Los plazos deben confirmarse con el delegado de protección de datos de la institución.

España: un registro nacional de títulos oficiales

En España, el Real Decreto 1002/2010 creó el Registro Nacional de Titulados Universitarios Oficiales, un registro público de los títulos universitarios oficiales que gestiona el ministerio competente en materia de universidades. Las personas tituladas pueden consultarlo y autorizar a terceros a comprobar sus títulos. El registro solo recoge títulos oficiales, de modo que los títulos propios y los cursos de cada institución siguen siendo responsabilidad de esta, que debe registrarlos y confirmarlos.

La ley estadounidense: FERPA

La ley FERPA, que protege la privacidad de los expedientes educativos en Estados Unidos, no fija un plazo general de conservación. Sí establece dos límites: la institución no puede destruir expedientes mientras haya pendiente una solicitud para consultarlos (34 CFR 99.10(e)), y el registro de las comunicaciones de datos que debe llevar de cada estudiante se conserva mientras se conserven los expedientes (34 CFR 99.32).

Un calendario de conservación práctico

Los plazos siguientes son un punto de partida, que debe adaptarse con la asesoría jurídica de la institución, y no una norma:

Qué cambia cuando los certificados son digitales

Un certificado digital no elimina la necesidad de un registro: convierte el registro en la fuente de referencia. Si la página de verificación es la prueba, debe seguir respondiendo mientras el certificado tenga relevancia, lo que convierte la política de conservación del proveedor en parte de la propia. Conviene preguntar a cualquier proveedor qué ocurre con la verificación si finaliza el contrato.

En Emitcert, cada certificado es un registro fijo: su texto se copia al otorgarlo y se firma, y la retirada es el único cambio posterior, con su fecha y su motivo. Cada acción queda consignada en un registro de auditoría que no puede editarse. Cuando una organización cierra su cuenta, los certificados que otorgó siguen verificándose. Para ver cómo encaja el resto del proceso, véase cómo emitir certificados digitales verificables.