¿Cuánto tiempo debe conservar una institución los registros de sus certificados?

Dos tipos de registro, dos plazos

Una institución guarda dos tipos de registro sobre cada certificado que otorga:

• El registro del otorgamiento: quién recibió qué certificado, por qué, en qué fecha, con qué calificación, y si después se corrigió o se retiró. Es lo que pregunta una consulta de verificación, y las personas graduadas dependen de él toda su vida laboral.
• La documentación de apoyo: solicitudes, hojas de asistencia, exámenes, correspondencia. Explica cómo se decidió el otorgamiento y suele hacer falta solo durante un tiempo, para recursos y auditorías.

Los calendarios de conservación los tratan de forma distinta, y tú también deberías.

Lo que recomiendan los registradores: conservar el expediente para siempre

En Estados Unidos, la asociación de registradores académicos AACRAO publica una guía sobre la conservación y eliminación de registros estudiantiles. Los calendarios institucionales basados en ella, como los que publican la Universidad D'Youville y la Universidad Duke, indican que el expediente académico y el certificado de notas se conservan de forma permanente, junto con las listas de graduación y las actas originales de calificaciones. Los mismos calendarios fijan plazos más cortos para buena parte de la documentación de apoyo.

Lo que dice el RGPD: no más tiempo del necesario

En la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo, el Reglamento General de Protección de Datos exige que los datos personales se mantengan de forma que se permita identificar a las personas durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento: es el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e). Se permite conservarlos más tiempo con fines de archivo en interés público, de investigación científica o histórica o estadísticos, con las garantías del artículo 89.1.

Para una institución, eso significa declarar el fin de cada registro. Poder confirmar, mientras la persona lo necesite, que se otorgó un certificado es un fin claro para el registro del otorgamiento. Es un motivo mucho más débil para guardar cada examen. Pide a tu delegado de protección de datos que confirme los plazos de tu institución.

España: un registro nacional de títulos oficiales

En España, el Real Decreto 1002/2010 creó el Registro Nacional de Titulados Universitarios Oficiales, un registro público de los títulos universitarios oficiales que gestiona el ministerio competente en universidades. Las personas tituladas pueden consultarlo y autorizar a otros a comprobar sus títulos. El registro solo recoge títulos oficiales, así que los títulos propios y los cursos de cada institución siguen siendo responsabilidad suya: debe registrarlos y confirmarlos ella.

Lo que dice la ley estadounidense: FERPA

La ley FERPA, que protege la privacidad de los expedientes educativos en Estados Unidos, no fija un plazo general de conservación. Sí fija dos límites: la institución no puede destruir expedientes mientras haya pendiente una solicitud para consultarlos (34 CFR 99.10(e)), y el registro de las comunicaciones de datos que debe llevar de cada estudiante se conserva mientras se conserven los expedientes (34 CFR 99.32).

Un calendario de conservación práctico

Los plazos siguientes son un punto de partida para adaptar con tu asesoría jurídica, no una norma:

Qué cambia cuando los certificados son digitales

Un certificado digital no elimina la necesidad de un registro: convierte el registro en la fuente de la verdad. Si la página de verificación es la prueba, tiene que seguir respondiendo mientras el certificado importe, lo que convierte la política de conservación del proveedor en parte de la tuya. Pregunta a cualquier proveedor qué pasa con la verificación si dejas de ser cliente.

En Emitcert, cada certificado es un registro fijo: su texto se copia al otorgarlo y se firma, y la retirada es el único cambio posterior, con su fecha y su motivo. Cada acción queda en un registro de auditoría que no se puede editar. Cuando una organización cierra su cuenta, los certificados que otorgó siguen verificándose. Para ver cómo encaja el resto del proceso, lee cómo emitir certificados digitales verificables.