¿Debe caducar un certificado? Períodos de validez y renovación

Hechos del pasado y afirmaciones del presente

Un certificado que dice que una persona completó un curso en junio es verdadero para siempre. Puede volverse menos pertinente, pero nunca se vuelve falso. Una fecha de caducidad en ese documento sugeriría que la finalización ha prescrito, y no es eso lo que ocurrió.

Un certificado que dice que una persona está actualmente habilitada para hacer algo es una declaración distinta. Depende de habilidades y normas que cambian: una cualificación de primeros auxilios, la autorización de un operador de equipos, una instrucción de seguridad. El organismo que fija el requisito suele fijar también cuánto dura, y el certificado debe llevar ese período.

La regla práctica es sencilla: si el certificado dice "completó", no caduca; si dice "está habilitado para", normalmente sí, y el período lo marca quien establece el estándar, no la preferencia de la institución emisora.

Cómo se registra y se muestra la caducidad

En el modelo de datos de credenciales verificables del W3C, el período de validez de una credencial se expresa con un inicio y un fin: el valor del fin debe ser una cadena de fecha y hora RFC 3339 en UTC que represente el momento en que la credencial deja de ser válida. Open Badges 3.0, que se apoya en el mismo modelo, admite la caducidad con el mismo espíritu.

En Emitcert, la institución puede fijar una caducidad en un certificado. La página de verificación informa entonces de uno de tres estados: válido, vencido o retirado por la institución. Quien abre un certificado vencido lo ve indicado de forma directa, y la página no deja al lector la tarea de comparar fechas. La fecha de caducidad se imprime además en la hoja junto a la de emisión cuando el diseño la muestra.

Caducar no es retirar

Los dos estados finales significan cosas distintas y no deben confundirse. Un certificado caduca porque pasó el tiempo, sin que nada fallara en él. Se retira porque la institución decidió que no debía mantenerse vigente, por ejemplo porque se otorgó por error. El lector trata un certificado vencido como una caducidad y uno retirado como un problema, de modo que la institución no debe usar la retirada para dar de baja un certificado que simplemente alcanzó su fecha de fin.

Renovación

Renovar es emitir un certificado nuevo para un período nuevo, normalmente tras un curso de actualización, una nueva evaluación o una comprobación de que se cumplieron los requisitos de continuidad. No es una prórroga del anterior, porque el certificado antiguo registra lo que era cierto en sus fechas. Dos certificados, cada uno con sus fechas, forman el historial; el más reciente es la afirmación vigente.

• Decidir el período de validez al diseñar el programa, no cuando caduque el primer certificado.
• Escribir el período en el certificado, para que nadie deba consultarlo.
• Avisar a los titulares antes del vencimiento, con la fecha y la forma de renovar.
• Conservar el certificado vencido en el registro. Nuestra guía de conservación de registros explica durante cuánto tiempo.

Mostrar un certificado vencido

Los titulares suelen mantener un certificado vencido en un perfil o en un currículum, lo que es razonable como registro de una formación pasada. Debe mostrarse con sus fechas reales para que el lector no suponga que está vigente. Nuestra guía sobre cómo agregar un certificado a LinkedIn trata el campo de caducidad de una entrada de perfil.

Lista de comprobación

1. ¿El certificado es un hecho del pasado o una afirmación del presente?
2. Si es una afirmación, ¿quién fija el período de validez y cuánto dura?
3. ¿Está el período impreso en el certificado?
4. ¿Hay un plan para avisar a los titulares antes de la fecha?
5. ¿La renovación es un certificado nuevo, con sus propias fechas?