Un certificado perdido: duplicado, reemisión o reenviar el enlace

La diferencia entre una copia y un documento nuevo

Un diploma de papel que se pierde no se recupera, y emitir un segundo original plantea preguntas incómodas: cuál es el verdadero y si podrían circular los dos. Un certificado digital es distinto, porque el documento es una representación de un registro que la institución sigue conservando. Producirlo de nuevo no crea un segundo original; muestra el mismo.

En Emitcert, cada destinatario recibe un enlace a una página pública de verificación, un PDF y una credencial Open Badges 3.0. El enlace y el registro siguen donde estaban. Un egresado que perdió el correo ha perdido una copia del enlace, no el certificado.

Primer paso: localizar el registro

Se busca en el listado de certificados por nombre del egresado, por serie exacta, por número de matrícula o por dirección de correo. El resultado muestra el estado y la fecha de emisión. Conviene comprobar que quien escribe es la persona nombrada; una solicitud desde una dirección que no coincide con el registro es motivo para pedir los datos que el registro conserva.

Segundo paso: elegir la respuesta

1. El certificado está vigente y nada en él es erróneo. Se reenvía el enlace. Desde él puede descargarse de nuevo el PDF, y la página de verificación no cambia. No se crea ningún documento nuevo.
2. El certificado está vigente pero el egresado necesita otro formato. El mismo enlace ofrece la página de verificación, el PDF y la credencial; se remite al egresado al que el solicitante pidió.
3. Algo en el certificado era erróneo. Se usa la vía de corrección descrita en nuestra guía sobre corregir un certificado. El original se retira en favor del corregido y el enlace antiguo conduce al nuevo.
4. El certificado fue retirado. Un certificado retirado no se reemite a petición. Antes de hacer nada se establece por qué se retiró, y no se reintegra solo porque el egresado lo necesite.

Por qué "duplicado" no es la palabra

En un registro en papel, un duplicado es una segunda copia marcada como tal. En un registro digital, un segundo certificado es una segunda declaración, y dos declaraciones vigentes sobre el mismo título pueden discrepar. Evitar ese estado es la razón de que la vía de corrección retire el primer certificado antes de que el segundo se sostenga solo, y de que se rechace reintegrar un certificado retirado cuando una corrección lo ha sustituido.

El modelo del W3C para las credenciales verificables expresa la idea de fondo: una credencial es verificable porque no ha sido alterada desde su emisión, y aquello en lo que se apoya quien verifica es la declaración vigente del emisor sobre ella. La declaración que la institución debería poder hacer en cualquier momento cabe en una frase: este certificado existe, se otorgó este día a esta persona y está vigente.

Qué decir al egresado

Se entrega el enlace, se nombran los formatos que ofrece y se aclara que la página de verificación es la versión que conviene enviar a una empresa. Si la empresa necesita una copia en papel, el PDF puede imprimirse. Nuestra guía sobre verificar un título indica a los reclutadores qué mirar, de modo que no se pida al egresado más documentos de los que la página ya ofrece.

Lista de comprobación

1. Localizar el registro y confirmar que quien solicita es la persona nombrada.
2. Comprobar el estado: vigente, vencido o retirado.
3. Si está vigente y es correcto, reenviar el enlace y terminar.
4. Si es erróneo, corregir y volver a emitir en lugar de emitir un segundo certificado.
5. Conservar una nota de la solicitud; véase conservación de registros.